1.1 Latar Belakang
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan
program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling
populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita
dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan
data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai
dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan
pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan
dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih
fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang
tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft
sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1. Apa definisi dan fungsi
Microsoft Excel?
1.2.2. Bagaimana cara menggunakan
Microsoft Excel dengan baik dan
benar?
1.2.3. Bagaimana cara
mengaplikasikan Microsoft Excel dalam bidang
pendidikan?
1.3 Tujuan
1.3.1 Memahami cara memulai,
menjalankan, dan mengakhiri perangkat lunak Microsoft Office Excel.
1.3.2 Mengoperasikan fungsi
menu-menu lembar sebar
1.3.3 Mengoperasikan menu-menu
editing lembar sebar
1.3.4 Menggunakan rumus dan
fungsi pada lembar sebar
1.3.5 Mengoperasikan perintah
cetak pada lembar sebar
1.3.6 Mampu menggunakan /
mengaplikasikan penggunaan Microsotf Office Excel dalam kehidupan sehari-hari.
1.4 Manfaat
1.4.1 Menambah pengetahuan
tentang Microsoft Excel 2007
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi dan Sejarah Microsoft
Excel
v Pengenalan Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft
Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang
dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi
Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan
pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang
agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang
populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini
program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak
pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis
Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan
bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft
Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System
2007 .
Microsoft Excel merupakan perangkat
lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,
penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat
lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan
permasalahan administratif mulai yang paling
sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan
sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama
barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya
dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit
memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft
Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan
keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen
data dengan menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan
fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian
permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang
disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah
v Sejarah Singkat Microsoft
Excel
Pada tahun 1982, Microsoft membuat
sebuah program spreadsheet yang disebut denganMultiplan, yang sangat populer dalam
sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOSmengingat di sana sudah
berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai
pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel,
dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything
1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih
baik lagi".
Versi pertama Excel dirilis untuk
Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0)
pada November 1987.Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet
untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS.Pada
tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar
programspreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan
pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal.Prestasi
ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan
bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan
keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan
versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel
14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for
Mac.
Pada awal-awal peluncurannya, Excel
menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri
finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama
Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan
dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel"
dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam
prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari
perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja
tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL
sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon
yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut
(meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default dari
spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003)
adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi
default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format HTML namun dengan isi yang sama
memiliki ukuran file yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi
Excel sebelumnya.
Excel menawarkan banyak keunggulan
antarmuka jika dibandingkan dengan programspreadsheet yang mendahuluinya, tapi
esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal
pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandungdata atau
formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel
lainnya.
Excel merupakan program spreadsheet
pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari
spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap
sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas,
di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui
nilanya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang
keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu,
Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.
WK1 (1-2-3)
WK4 (1-2-3)
WJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
WKS (1-2-3)
WK3 (1-2-3)
WK1 FMT(1-2-3)
WJ2 (1-2-3 Japanese) (.wj2)
WJ3, FJ3 (1-2-3 Japanese) (.wj3)
DBF 2 (dBASE II)
WQ1 (Quattro Pro/DOS)
WK3,FM3(1-2-3)
Microsoft Excel Chart (.xlc)
WK1, ALL(1-2-3)
WJ1 (1-2-3 Japanese) (.wj1)
WKS (Works Japanese) (.wks)
Sedangkan beberapa format yang dapat
dibuka, tapi tidak dapat disimpan di Excel 2007 antara lain:
Microsoft Excel 2.1 Worksheet
Microsoft Excel 2.1 Macro
Microsoft Excel 3.0 Worksheet
Microsoft Excel 3.0 Macro
Microsoft Excel 4.0 Worksheet
Microsoft Excel 4.0 Macro
Microsoft Excel 97 - Excel 2003
& 5.0/95 Workbook
Microsoft Excel 4.0 Workbook
DBF 3 (dBASE III)
DBF 4 (dBASE IV)
Berikut ini adalah beberapa ekstensi
Microsoft Excel:
*.xls, merupakan format default
Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat
menyimpan macro VBA.
*.xlt, merupakan format untuk
template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF
dan dapat menyimpan macro VBA.
*.XML, atau yang disebut sebagai XML
Spreadsheet.Tidak mampu menampung macroVBA.
*.xla, merupakan format untuk Excel
Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro
VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
*.xlsx, merupakan format default
worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML.Tidak dapat menyimpan
macro VBA, karena alasan keamanan.Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres
berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML.Adalah
pengganti dari format .xls yang kuno.
*.xlsm, merupakan format worksheet
Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.
*.xlsb, merupakan format worksheet
Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk
biner.Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien,
mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menanganiworksheet yang
sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.
*.xltm, merupakan format untuk
template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu
menyimpan macro VBA.Merupakan pengganti dari format*.xlt.
*.xlam, merupakan format untuk Excel
Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12.Secara default mampu menangani macro
VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.
2.2. Fungsi Microsoft Excel
1. Kalkulasi, dengan program ini
kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan
yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.
2. Grafik, dengan program ini kita
bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.
3. Komunikasi, dengan program ini
kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah
dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana
orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang
berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama
pada saat yang bersamaan pula.
4. Internet,suatu saat mungkin kita
akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di
seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.
5. Otomatis, dengan Excel kita bisa
menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan
yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis
terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.
6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat
membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.
2.3. Kelebihan dan
Kekurangan Microsoft Excel
Excel 2007 hadir dengan tambahan
berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi
sebelumnya.Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface)
Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula
lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data
didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih
mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut
ini:
1.
Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom
A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom. Serta
baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan
berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2.
Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel
mencapai 17 miliar.
3.
Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal
yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4.
Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya
hanya 56.
5.
Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya
dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6.
Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64
level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7.
Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000,
sebelumnya hanya 1.000.
8.
Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000,
sebelumnya hanya 1.000 karakter.
9.
Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255
argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item yang
dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.
11. Jumlah baris yang
diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih,
sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah kolom yang tersedia
pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
13. Jumlah field pada
PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
14. Excel 2007 format yang
paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada
fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel.
Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik
lainnya.
15. Dengan memanfaatkan fungsi
VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan
transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.
16. Dengan Pivot Tables, kita
bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa
kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk
otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini
sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang
yang tidak hobby main syntax.
Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi
perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan
Excel 2007 adalah:
1.
Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa
crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel
dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel
pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus
memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot
otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika
di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
2.
Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap
editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook
Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini
cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan
mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya
calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini
cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau
komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol
office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual
dan Recalculate Workbook before saving
3.
Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban
pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik
rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal
ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau
pengkategorian jawaban baru.
2.4. Istilah-Istilah Excel
2007
Microsoft Excel merupakan perangkat
lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan
fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat
membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling
sedernaha sampai yang lebih kompleks.Permasalahan sederhana tersebut misalnya
membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan
perkiraan harga barang.Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan
laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen
data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi
matematis ataupun logika pada sebuah laporan.untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi
tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :
Istilah-istilah dalam Excel
a)
Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah
karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text.
Contoh : cell A3, cell D5
b)
Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
c)
Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1
sampai sheet 256)
d) Range :
merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda
jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas
sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai
cell D6
e)
Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus
atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6
,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
f)
Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan
baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula
$A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
g)
Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris
dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar.
Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3
menjadi $A$1*5
h)
Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga
membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar. Contoh :
Holla nama lain range A5:G7
ü Menggerakkan Penunjuk Sel
(Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk
penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan
dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat
dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan.Untuk sel yang tidak kelihatan
kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari
kelihatan lalu klik sel tersebut.Untuk kondisi tertentu kita lebih baik
menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan
pointer dengan keyboard :
Tombol
Fungsi :
·
← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
·
Tab Pindah satu sel ke kanan
·
Enter Pindah satu sel ke bawah
·
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
·
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
·
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
·
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
·
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang
digunakan
·
PgUp Pindah satu layar ke atas
·
PgDn Pindah satu layar ke bawah
·
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
·
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
·
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
berikutnya
·
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
sebelumnya
ü Jenis Data pada Cell
1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis
type data yakni :
a)
Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukan
perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
b)
Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9
c)
Date : data tanggal
d) Time :
data waktu
2. Formula seperti rumus yang
selalu diawali dengan tanda sama dengan
(=………)
atau tanda tambah (+………).
2.5. Cara Menggunakan Microsoft
Excel
A. Menu dan icon pada Microsoft
Excel
Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar
Microsoft Excel 2007
1. Judul
Menampilkan judul program dan
dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.
2. Office Button
Berisi barisan perintah untuk
pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka
dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.
3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access
Toolbar)
Merupakan sarana yang disediakan
Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya
menyimpan, mencetak dan sebagainya.
4. Toolbar
Merupakan deretan tool-tool
(gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan
mengefisienkan pengoperasian program.
5. Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu,
maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan
alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6. Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi
halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7. Cell
Cell Aktif Penggulung vertikal
8. Lembar aktif
9. Nama Range
10. Fungsi
11. Penggulung
12. Nomor Baris
13. Nomor Kolom
B. Membuat dokumen pengolah angka
Dari contoh pengelolaan data
sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara
memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan
Microsoft Excel dalam bidang keguruan :
Gambar 2. Pengisian Daftar Nilai
Siswa
C. Penerapan Microsoft Excel
Langkah-langkah membuat dokumen
daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A
dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif
tersebut.
Kemudian ketikkan sub judul laporan
pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.
2. Penggunaan alignment, format font
dan format Cell
Untuk membuat Judul Laporan letaknya
di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1
sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak
ditengah-tengah tabel.
Gambar 3
Agar huruf pada judul laporan dan
tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat
juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.
Selanjutnya data dapat dilengkapi
seperti Gambar 2.
3. Penggunaan format Tabel dan Cell
Microsoft Excel menyediakan
fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna
border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini ,
kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini.
Kita juga dapat melakukan format
tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang
disediakan Microsoft Excel.Seperti contohnya pada Gambar 2.menggunakan format
tabel dan cell sendiri dengan cara :
Gambar 4
Untuk membuat border pada tabel,
blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21,
kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan
dibawah ini.
Gambar 5
Untuk memberi warna pada judul tabel
bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8
kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell yang akan kita
pilih seperti pada tampilan dibawah ini.
Gambar 6
4.
Penggunaan Rumus dan Fungsi
Rumus dan fungsi
dalam Excel mempunyai pengertian yang
berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range
dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^.
Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu
dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai
diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial,
statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.
1.
Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting
dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik
akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan
sering digunakan dalam rumus adalah ;
Lambang Fungsi:
+
Penjumlahan
-
Pengurangan
*
Perkalian
/
Pembagian
^
Perpangkatan
%
Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan
sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali
(*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang
(-).
2. Macam-macam formula
1. =SUM(…)
Fungsinya
: Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh
: Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5
sampai sel H15
Penulisan
: =SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya
: Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh
: Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai
yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan
: =COUNT(B5:B15)
3. =MAX(…)
Fungsinya
: Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh
: Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari
sederetan sel yang berada di sel F1
sampai sel
F17
Penulisan
: =MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya
: Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh
: Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari
sederetan sel yang berada di sel F1
sampai sel F17
Penulisan
: =MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya
: Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh
: Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari
sel A11 sampai A17
Penulisan
: =AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya
: Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam
daftar argumennya menjadi bilangan
mutlak
(absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh
: Misalkan kita bermaksud mengetahui secara
mutlak dari sel yang kita aktifkan,
misal di sel
F17
Penulisan
: =ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya
: Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan
X tidak boleh negatif
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan
: = SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya
: Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan
sebagai kunci benar atau salah
(memenuhi syarat
atau tidak)
Bentuk umum: =IF(logical_test ;
Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh
: Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu
sel yang berada di sel F17, tentang
kriteria siswa
dinyatakan lulus atau gagal dengan
ketentuan
sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih
besar sama
dengan 60, maka siswa dinyatakan
LULUS, dan
sebaliknya.
Penulisan
: =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
(artinya jika kolom F17 lebih
besar sama dengan
60, maka LULUS, jika kurang
dari 60, maka
GAGAL)
Keterangan :
Jika kondisi di sel F17 terpenuhi,
maak kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka
kerjakan Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya
: Untuk menghitung jumlah hari
Contoh
: =DATE(73,8,11) à 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya
: Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value;
table_array;
Col_index_num; Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya
: Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value;
table_array;
Col_index_num; Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya
: Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari sebuah kiri
Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah
karakter yang diambil)
Contoh
: Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan
: =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya
: Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari sebuah kanan
Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah
karakter yang diambil)
Contoh
: Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan
: =RIGHT(F17;3) à hasilnya ari
14. =MID(…;…;…)
Fungsinya
: Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu
dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum: =MID(teks;start_number;
number_char)
Contoh
: Misal kita akan mengambil karakter baru yang
ada di sel F17 (Februari)
Penulisan
: =MID(F17:3:3)
5. Menyimpan Dokumen
Untuk menyimpan dokumen klik
Save . Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :
·
Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As
seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang
sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar
dokumen.
Untuk memberi nama pada file
ketikkan nama yang diinginkan dalam kotak File name, lalu tekan
tombol Save.
·
Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format
penyimpanan lain maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save
as dan pilih format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft
Excel 97-2003.
